W tym kraju rachunkowość jest bardziej złożona niż w prawie każdym innym kraju na świecie. Niezależnie od tego, czy jest to jednoosobowy start-up, czy duża korporacja, prawie każda firma ma problem, że niemal pogrąża się w papierkowej robocie i marnuje dużo zasobów z powodu utraconej wydajności. Czasami przynajmniej część nadmiernej pracy administracyjnej i papierkowej jest również problemem, który sam spowodowałeś. Poniższe pięć wskazówek można wykorzystać do znacznego zmniejszenia biurokracji w firmach.
Biurokracja kosztuje firmy czas i pieniądze
Biurokracja w każdej firmie jest tak rozległa, że zajmuje dużo czasu i dlatego jest kosztowna. Dotyczy to w szczególności:
Księgowość płac
księgowość
Rachunkowość dochodów i wydatków
podatek od wartości dodanej
Przetwarzanie zamówienia
Zarządzanie towarami
Freelancerzy powinni przeznaczać prawie połowę swojego czasu pracy na papierkową robotę, tak aby resztę zysków trzeba było zarobić w pozostałe cztery do pięciu godzin dziennie. Nawet małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) często nie mogą sobie pozwolić na specjalistów dla firmy, więc muszą zlecić księgowość na zewnątrz za dużo pieniędzy. Większe firmy i korporacje dużo inwestują w prawników, księgowych, księgowych i ekspertów finansowych, aby uniknąć błędów, które zagrażają ich istnieniu.
Dobrze funkcjonująca księgowość to podstawa ekonomicznego sukcesu firmy. Jeśli ta podstawa nie jest właściwa, organizacja firmy może się załamać. Klienci i pracownicy są coraz bardziej niezadowoleni, procesy nie są opłacalne, a magazyn pozostaje pusty. Są to jednak tylko niektóre z dalszych problemów, które mogą wynikać z nadmiernej biurokracji i wynikającej z niej niewłaściwej księgowości. Poniższe pięć wskazówek może pomóc w zmniejszeniu kosztów administracyjnych i skoncentrowaniu się na tym, co najważniejsze.
Wskazówka 1: Rób księgowość za pomocą oprogramowania
Na szczęście firmy mają coraz więcej możliwości, aby przynajmniej dużą część swojej księgowości wykonać na komputerze. W tym celu istnieją kompletne rozwiązania, dzięki którym procesy można zoptymalizować i zautomatyzować. To łączy je jako całość, dzięki czemu zasoby mogą być wykorzystywane bardziej efektywnie, a tym samym można również zaoszczędzić koszty. Jednym z przykładów takich programów są kompletne rozwiązania komercyjne firmy Lexware, dostępne dla firm wszelkiego typu. Każdy, kto zdecyduje się na takie rozwiązanie, ma stały podgląd wszystkich danych biznesowych i może przeglądać wszystkie dane i dokumenty jednym kliknięciem myszy. Zwiększa to nie tylko wydajność, ale także przejrzystość.
Wskazówka 2: pozbądź się papieru
Firmy, które prowadzą księgowość za pomocą kompletnego rozwiązania komercyjnego, automatycznie zmniejszają zużycie papieru. Niemniej jednak istnieją inne sposoby na zbliżenie się do snu o biurze bez papieru. Dostępne są również proste w obsłudze programy do zamawiania procesów i list urlopów, które pomagają zapisywać, archiwizować lub udostępniać dane bez konieczności używania papieru. Zamiast tego udostępniają informacje w chmurze. Jednym z przykładów jest faktura elektroniczna: chociaż faktury można łatwo i legalnie tworzyć za pomocą rozwiązań komercyjnych, wiele firm nadal wysyła utworzone faktury pocztą. Według badania przeprowadzonego przez Deutsche Bank rachunki elektroniczne pozwalają zaoszczędzić średnio 11,60 euro. Firmy, które co miesiąc wysyłają setki faktur pocztą, tracą mnóstwo pieniędzy.
Dane w chmurze
Wskazówka 3: zastąp e-maile platformami do współpracy szczupłej
W komunikacji z partnerami biznesowymi i innymi firmami poczta elektroniczna nadal będzie niezastąpiona w przyszłości. Jednak większość e-maili, które codziennie trafiają do własnej skrzynki, pochodzi od pracowników wewnętrznych. Kiedyś koledzy wymieniali się pomysłami przy ekspresie do kawy, dziś e-mail pisze się szybko. Jednak ten rodzaj komunikacji zwiększa wysiłek, a korzyści są mniejsze. Firmy powinny zatem korzystać z platform współpracy lean, które działają podobnie do WhatsApp czy Facebooka. Zespoły mogą to wykorzystać do bezpośredniej i łatwej wymiany pomysłów. Istnieje również możliwość definiowania grup w zależności od głównego tematu lub działu, dzięki czemu możliwa jest ukierunkowana wymiana. Gwarantuje to również, że wszystkie warte poznania informacje są gromadzone w jednym miejscu, co zwiększa przejrzystość i oszczędza czas.
Wskazówka 4: generuj większą mobilność
Wielu pracowników chce większej mobilności w swojej codziennej pracy. Przykładem tego są pracownicy terenowi, którzy chcą mieć dostęp do swoich biurek za pośrednictwem tabletu lub smartfona w ruchu. Coraz więcej pracowników postrzega pracę niezależną od czasu i miejsca, czyli tzw. mobile computing, jako wzbogacenie i uważa, że zwiększa wydajność pracy. Firmy powinny zatem stworzyć niezbędne warunki do tego poprzez digitalizację procesów i danych oraz udostępnienie ich w chmurze. W wielu obszarach codziennej pracy dostępne są teraz łatwe w użyciu aplikacje mobilne, takie jak wnioski urlopowe czy rozliczanie kosztów podróży. Może to również znacznie zmniejszyć biurokrację w firmie.
Wskazówka 5: Myślenie o silosie bojowym
„Mój projekt, moja wiedza, mój dział” – Ten typ myślenia silosowego jest nadal bardzo rozpowszechniony wśród wielu pracowników. Powyższe wskazówki dotyczące cyfryzacji i reorganizacji procesów mogą pomóc w walce z tym silosowym myśleniem, ponieważ oprogramowania nie mogą powstrzymać granice wiedzy i działów. Zamiast tego tworzone są nowe struktury oparte na rzeczywistych wymaganiach operacyjnych. Na przykład w firmie, która prowadzi sklep internetowy, dział IT, produkcja, gospodarka magazynowa i księgowość są zmuszone do współpracy, ponieważ pracują na tych samych danych.
54 oceny
Podobne artykuły:
Oprogramowanie biznesowe - w jakich obszarach ...
Zastrzeżone oprogramowanie: definicja i przykłady
Rachunkowość cyfrowa: zalety i wady przełącznika
Cloud ERP: zalety i wady pracy z ...
Możliwości prowadzenia księgowości płacowej online
Dlaczego wizytówka Google Moja Firma dla każdej firmy...
Pentesty infrastruktury: przegląd
Strona startowa: Doświadczenia z dyskretną wyszukiwarką
Krótko mówiąc: co to jest serwer dedykowany
Co to jest 5G? Wyjaśnimy Ci wszystko na temat ...
